Z nuly na 10+ telefonátů měsíčně. Web a interní nástroje pro eventovou agenturu.

Situace před

NAPEN je eventová agentura na Slovensku, která organizuje firemní akce od konferencí a oslav po festivaly a výstavy. Tým má za sebou desítky úspěšných realizací, ale nikdy neměl vlastní web. Veškerý byznys fungoval na osobních kontaktech, doporučeních a telefonátech. Když firemní klient hledal dodavatele eventu na internetu, NAPEN jednoduše neexistoval. Konkurenční agentury s profesionální prezentací přebíraly zakázky, na které měl NAPEN kvalifikaci i kapacitu. Interně to vypadalo podobně: plánování eventů probíhalo v Excelu, komunikace s dodavateli a pronajímateli prostor přes desítky e-mailových vláken, rozpočty v tabulkách a úkoly v hlavě. Každá nová akce znamenala hodiny organizačního chaosu.

• Žádný web - agentura byla online neviditelná pro nové klienty
• Závislost výhradně na doporučeních a osobních kontaktech
• Nemožnost ukázat nabídku služeb a typy akcí online
• Plánování eventů v Excelu, rozpočty a timelines bez centrálního systému
• Komunikace s dodavateli a venues roztříštěná v desítkách e-mailových vláken
• Potenciální partneři neměli jak se o NAPEN dozvědět a navázat spolupráci

Co jsme udělali

Řešení mělo dvě části. Zaprvé jsme navrhli a vyvinuli vizuálně výraznou landing page s důrazem na první dojem a přímý kontakt. Návštěvník okamžitě vidí nabídku služeb a může rovnou zavolat nebo napsat. Součástí je i partnerská sekce pro navazování B2B spolupráce. Zadruhé jsme vyvinuli interní nástroje pro řízení celého eventového pipeline - od prvního kontaktu s klientem přes plánování, komunikaci s dodavateli až po vyúčtování.

• Vizuálně výrazný jednostránkový web s prémiovým designem, plynulými animacemi a jemnými přechody
• Sekce služeb s kartami jednotlivých typů eventů a nabídkou pro externí partnery
• Partnerská sekce s CTA pro navazování B2B spolupráce
• Kontaktní sekce s přímými telefonními čísly a e-mailem pro okamžitou poptávku
• Interní event management systém: pipeline zakázek, přiřazení úkolů, termíny, statusy
• Databáze dodavatelů a venues s hodnocením, kapacitami a cenami
• Rozpočtový modul: sledování nákladů vs. rozpočet v reálném čase pro každou akci
• Klientský portál: firemní zákazník vidí stav příprav, schvaluje položky, komunikuje s týmem

Časový rámec: 9 týdnů od návrhu po spuštění

Výsledky

Web přinesl první telefonát od nového klienta ještě v týdnu spuštění. Během tří měsíců se ustálil na 10+ příchozích telefonátů měsíčně od firemních zákazníků, kteří NAPEN našli přes Google nebo přes sdílený odkaz na web. Vizuálně výrazný design s animacemi budí důvěru a odlišuje NAPEN od konkurence. Interní systém zkrátil čas strávený organizací eventů v průměru o 12 hodin týdně - místo hledání v e-mailech a tabulkách má tým všechno na jednom místě. Klientský portál snížil počet kontrolních telefonátů od firemních zákazníků o dvě třetiny, protože si průběh příprav ověří sami.